Expense Mobi: automatizando o sistema de controle de despesas

Frequentemente, manter tudo sob controle e perfeitamente organizado no que se refere aos gastos da empresa pode representar um desafio. Afinal, são inúmeros agentes e frentes de despesas concomitantes, gerando quase sempre um volume significativo de papel para ser administrado. Comprovantes fiscais, recibos e reembolsos de quilometragem em deslocamentos feitos com veículo próprio do colaborador são bons exemplos disso. Da mesma forma, pode ser difícil estruturar um processo ágil e eficiente para autorizações de despesas, assim como controlar adiantamentos. Felizmente, existe um sistema de controle que usa diversos recursos de automação para resolver todos esses desafios. Trata-se da Expense Mobi. Compatível com Mac e dispositivos iOS, esta solução é ideal para controlar e desburocratizar todo o fluxo de despesas corporativas. Além disso, proporciona total mobilidade, dando às equipes de campo o suporte para que se mantenham produtivas em qualquer lugar. Ao mesmo tempo, é fácil para o management ter uma visão geral sempre atualizada das despesas.

 

Diferenciais da Expense Mobi

O grande diferencial de um sistema de controle com alto nível de automação, como a Expense Mobi, é a praticidade. Com essa ferramenta, a empresa mantém registros precisos da quilometragem rodada, por exemplo, facilitando o reembolso das despesas ao colaborador. Para tanto, basta utilizar as funcionalidades de check-in e check-out, que emprega tecnologia GPS para contabilizar as distâncias percorridas. Além disso, recursos como a digitalização de recibos a partir da câmera do iPhone possibilitam reduzir ou eliminar a papelada. Isso porque os dados do comprovante são lidos pelo aplicativo e armazenados em nuvem, ficando disponíveis para consulta imediata. Com o sistema de controle automatizado da Expense Mobi, a informação está sempre na palma da mão, em tempo real. Dessa forma, é muito mais fácil acompanhar o status das despesas de cada departamento, projeto ou indivíduo.

Outra vantagem deste sistema de controle é a integração com cartões de crédito e diversos ERPs, podendo gerar relatórios automaticamente. A ferramenta oferece ainda gráficos e alertas de política, permitindo o envio de notificações aos aprovadores quando identificada alguma inconformidade. Todas as linhas de despesas de viagem passam também por um “workflow de aprovação”. Facilmente configurável, ele automatiza tarefas que poderiam consumir horas de trabalho, simplificando a autorização dos pagamentos.

 

O sistema de controle amigo da produtividade

Ao ganhar agilidade e simplicidade no controle dos gastos, a empresa também abre caminho para um aumento de produtividade. Afinal, os membros da equipe não perdem tempo com obrigações burocráticas, como o preenchimento de relatórios para prestação de contas. Em vez disso, ficam livres para dedicar todo seu potencial às tarefas que realmente geram valor para a companhia. Automatizar o processo de gestão de despesas e reembolsos, portanto, é um excelente meio de turbinar a produtividade.

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